איתור מידע רלוונטי בפורטלים ארגוניים הפך בימינו לאתגר של ממש. בהתאם, אחת מהמגמות הבולטות לאחרונה בתחום הפורטלים הארגוניים (והפורטלים בכלל) היא התפתחות החיפוש. משתמשים התרגלו לנוחות של חיפוש ב"מודל גוגל" – הקלדת מילות מפתח וקבלת מידע רלוונטי, והם מצפים לכך גם בתוך הארגון שלהם.

בתחום הפורטלים הפנים-ארגוניים, היכולת של ארגון להנהיג משטר תיוק קפדני הולכת ופוחתת. לעובדים קל יותר לעשות Forward להודעת דואר אלקטרוני מאשר לתייק ולשלוח מסמכים. לכן, מן הראוי להתמקד בצמצום המאמץ בתיוק המידע ובהשקעה מוגברת בפתרונות חיפוש, כך שהמידע יאותר בכל מקום בו הוא נמצא.

דבר חשוב לא פחות מאשר למצוא את המידע, הוא לגלות אצל מי המידע נמצא – מי הבעלים או בעצם למי ניתן לפנות בארגון על מנת להרחיב את המידע. סביבת העבודה כיום מאוד מבוזרת ואין צורך לבצע קונסולידציה, אלא לנסות למצוא פתרון לשחזור נוח של המידע.

אחד המקומות שבהם פורטלים יכולים לתת מענה טוב הוא עבודה בין מחלקות וסניפים, להם בדרך כלל אין סביבת עבודה משותפת. אך מרבית הארגונים עדיין אינם מספיק קשובים לצרכי הצרכנים מהשטח. הם שמים דגש רב מדי על מודלים של ניהול ידע, מנסים לייצר פתרון אחיד ולמעשה "לכפות" אותו על כל חלקי הארגון.

כיום איחוד מערכות, שהינו תהליך יקר וארוך, פחות פופולרי מבעבר. המגמה היא להציף תכנים ממערכות רבות, למקום אחד שמהווה שער מרכזי, ומשם לקבל את המידע המפורט. אנו ב-eWave מבצעים פרויקטים דומים באמצעות פתרונות מקיפים של מיקרוסופט לתחום זה כגון FAST ESP ,FAST for SharePoint ו-MOSS Search.

אחד מהדברים שמסייעים באופן מיוחד לניהול אתר ארגוני הוא קבלת דוחות על חיפושי הצרכנים – לראות מה אנשים מחפשים, לאן הם מגיעים ולשפר את מנגנוני החיפוש בהתאם. גם נושא הקהילות המקצועיות תופס תאוצה בהקשר זה. אם הארגון מספק את הבסיס ואת התשתית בכל הקשור במידע מקצועי, הקהילות יפעלו בתוכו, וכך המידע יישאר בתחומי הארגון ולא יעבור לפורומים, בלוגים ורשתות חברתיות. אם הארגון לא יספק את התשתית לכך, הקהילות ימצאו דרך לשתף ביניהן את המידע ללא צורך בסיועו של הארגון.

אני נוהגת להמליץ למנהלי אתרים שלא לתכנן בשלב ההתחלתי פורטל גדול עם כל האפשרויות הרצויות, אלא להתחיל בקטן ולהוסיף לאתר מידע ואפשרויות על פי הביקוש בשטח. חשוב לאפשר למשתמשים גמישות מקסימלית – לא להכתיב את הפורמט והתוכן, אלא לתת לכל קבוצה לארגן את המידע בצורה הנוחה לה. יש לזכור שאנו לא צריכים לשרת את מערכות המידע, אלא הן צריכות לשרת אותנו...